Письмо Минфина России от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49899
     
     Статьей 185.1 Трудового кодекса РФ установлено, что работники при прохождении диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья, имеют право на освобождение от работы на один рабочий день один раз в три года с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка.
          
     Перечень расходов на оплату труда определен в статье 255 НК РФ. К указанным расходам относятся, в частности, расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров (пункт 7 статьи 255 НК РФ). Но чтобы указанные расходы уменьшили базу для расчета налога на прибыль, они должны быть надлежащем образом документально подтверждены, в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
     
     Напомним, что согласно статье 185.1 Трудового кодекса РФ документом-основанием для освобождения от работы для прохождения диспансеризации является письменное заявление работника. Этого заявления согласно ТК РФ достаточно. И ТК РФ не обязывает работника подтверждать факт использования по назначению предоставленного ему нерабочего оплачиваемого дня. Об этом же говорит Роструд в п.2 Обзора актуальных вопросов от работников и работодателей за апрель 2019 года.
     
     Но, чтобы затраты работодателя на выплату среднего заработка за время прохождения диспансеризации работниками можно было учесть в расходах на оплату труда, статья 255 НК РФ требует подтверждающих документов.
     
     Вот такая коллизия.
     
     При этом еще в марте, в очередном Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за март 2019 года, Роструд при разъяснении порядка подтверждения работниками прохождения плановой диспансеризации с предоставлением выходного дня, указал, что в правилах внутреннего трудового распорядка организации можно прописать обязанность работников документально подтверждать (например, соответствующей справкой) факт прохождения им диспансеризации в соответствии со статьей 185.1 ТК РФ. В этом случае предоставление такой справки будет являться обязательным. А при ее отсутствии выходной может превратиться в прогул.
     
     Поскольку освобождение имеет целевое назначение, да и для налогового учета это необходимо, работнику нужно представить подтверждающие документы - справки (талоны) медицинской организации с указанием даты и времени посещения врача. Аналогичную точку зрения при прохождении диспансеризаций высказали: ФСС на своём официальном сайте http://fss.ru/ru/faq/313758/313760/313761/313840.shtml, Самарский областной суд в апелляционном определении от 22.01.2014 по делу N 33-603/2014; Сахалинский областной суд в апелляционном определении от 17.07.2018 по делу N 33-1809/2018; Челябинский областной суд в апелляционном определении от 21.11.2013 по делу N 11-12190/2013.
     

     А теперь еще и данным письмом Минфин указал - документы, подтверждающие прохождение диспансеризации, необходимы.
     
     Еще на один момент обращает внимание Минфин.
     
     Если прохождение медицинских осмотров (диспансеризации) законодательством не предусмотрено, то расходы, связанные с их (ее) проведением, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
     
     Речь идет вот о чём. Для прохождения диспансеризации сотрудникам предоставляется один рабочий день 1 раз в 3 года. Порядок и периодичность проведения диспансеризации утверждаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (ч.7 ст.46 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации"). Порядок проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения утвержден приказом Минздрава России от 13.03.2019 N 124н.
     
     В соответствии с п.5 Порядка 124н диспансеризация проводится:
     
     1) 1 раз в три года в возрасте от 18 до 39 лет включительно;
     
     2) ежегодно в возрасте 40 лет и старше, а также в отношении отдельных категорий граждан: инвалидов ВОВ, блокадников, узников концлагерей и предпенсионеров.
     
     Т.е. вы можете и ежегодно предоставлять своим сотрудникам в возрасте от 18 до 39 лет день для диспансеризации, но т.к. это законодательством не предусмотрено, то включать в расходы на оплату труда вы сможете оплату только одного дня раз в три года.